Ayuda
Introducción
Esta aplicación permite realizar una gestión completa del registro de actividades de tratamiento de una entidad, así como de los responsables que pueden administrar cada una de esas actividades. Está organizada en diferentes bloques que agrupan las principales tareas que pueden llevarse a cabo.
Tipos de usuario
La aplicación distingue los siguientes tipos de usuarios:
- Administradores generales
Tienen acceso a todas las funciones, incluyendo la creación de nuevas entidades, la administración de los diferentes responsables que tienen acceso a la aplicación, la gestión de actividades que servirán de modelo para las nuevas entidades que se den de alta, y la modificación de las opciones de configuración (si disponen de los permisos necesarios para ello).
- DPOs y administradores de una entidad
Pueden llevar a cabo una gestión completa de las actividades llevadas a cabo en su entidad, así como de los responsables encargados de administrarlas.
- Administradores de una actividad
Pueden modificar las actividades que les hayan sido asignadas y crear nuevas actividades que se les asignarán de manera automática, aunque estas no serán visibles hasta que el DPO o un administrador de su entidad las publique.
A la hora de dar de alta un nuevo responsable no sólo habrá que definir el tipo al que pertenece, lo que determinará los apartados a los que tendrá acceso, sino el tipo de tareas que podrá llevar a cabo dentro de esos apartados, que irán desde únicamente consultar los datos, hasta poder modificarlos, dar de alta, borrar o publicar.
Apartados
Una vez identificado con su usuario y contraseña, en el menú superior dispondrá en todo momento de acceso a los diferentes apartados que pueden administrarse, que para mayor comodidad también se mostrarán en varios bloques en la zona principal de la pantalla de inicio:
- Registro de actividades de tratamiento
Desde este apartado cada responsable podrá llevar a cabo el registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad.
- Administradores
Este apartado permite dar de alta y gestionar los datos de los responsables de las actividades de tratamiento que tendrán acceso a la aplicación.
- Entidades y actividades modelo
Únicamente los administradores generales tienen acceso a estos apartados, que permiten dar de alta nuevas entidades y configurar las fichas de actividades que se copiarán como modelos en cada nueva entidad que se cree.
- Modelos
Documentos y formularios que pueden servir de modelo y ayuda a los diferentes responsables con acceso a la aplicación, dados de alta por los administradores generales.
- Configuración
Los administradores generales tienen acceso a este apartado desde un enlace en el pie de la página. Permite establecer y modificar en cualquier momento el valor de determinados parámetros que se emplearán en diferentes puntos de la aplicación, como por ejemplo el texto de cabecera de los correos que se envíen desde la aplicación, o el contenido del apartado "Ejercicio de Derechos" que es común a todas las las fichas del registro de actividades de una entidad.
Funcionamiento
Con carácter general, al acceder a cada apartado se muestra un listado de los datos que contiene. A la derecha de cada registro hay tres iconos que permiten visualizar la información completa de ese registro, modificarlo o borrarlo . En la parte superior del listado hay un botón "Crear ..." para dar de alta nuevos registros.
Cada vez que pulsemos sobre el título de una columna del listado ordenaremos los datos de forma ascendente o descendente.
Bajo el nombre de cada columna hay un campo que permite filtrar los datos que aparecen en el listado: sólo se mostrarán los registros que coincidan con los datos especificados. Estos campos pueden ser desplegables, o bien campos de texto: en este último caso bastará con indicar parte del texto que queramos buscar para filtrar por él (por ejemplo, en el campo "Actividad", podemos indicar "obras" para localizar todas los que contengan esa palabra en su título). Muchas de las acciones que podremos llevar a cabo, como generar informes o enviar correos, se harán sobre los registros que se muestren en ese momento en el listado según los filtros que hayamos definido.
Cualquier otra funcionalidad específica que pudiera haber se indicará en un texto de introducción en el propio apartado.
Ordenación y filtrados de los datos que se muestran en un apartado
Para más información...
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